Sähköinen asiakirjojen hallinta

Tietotekniikka tunkeutuu kaikkiin liiketoiminta-alueisiin. Joskus se tapahtuu niin nopeasti, ettei ole helppo ymmärtää tarvetta ottaa käyttöön uusia tuotteita. Jotain tällaista tapahtuu sähköisen asiakirjojen hallintajärjestelmän (EDS) kanssa. Sen alusta lähtien se on tullut umpeen lukuisilla myytteillä.

Se on herkkä asia – tavalliset kansiot ja paalut paperit katoavat ja kaikki tieto “liukenee” tietokoneisiin. Jotkut myytit katoavat, kun taas toiset ilmestyvät. Tällaisen ratkaisun asiakkaalle on välttämätöntä etsiä ja tarkistaa tietoja jatkuvasti ja arvioida toteutuksen hyödyt. Tämän artikkelin avulla tärkeimpiä elektronisten asiakirjojen hallintajärjestelmien väärinkäsityksiä rikotaan.

Sähköinen asiakirjojen hallinta

Elektroninen asiakirjojen hallinta – yksinkertainen toimiston automaatio.

Uskotaan, että tällainen järjestelmä voi tilata saapuvat ja lähtevät asiakirjat. Ja vaikka sähköinen asiakirjojen levitys on jo melko yleistä markkinoilla, tämä lausunto on varsin suosittu. Toimisto on vain yksi asiakirjojen liikkeellelähdysjärjestelyistä, joka on perinteinen käytännössä. Itse asiassa elektroninen dokumenttien hallinta on jo olemassa elämässämme. Heti kun lähetämme Wordissa luotuun asiakirjaan tai saamme sen, se puhuu jo tällaisen järjestelmän toiminnasta. Todellisuutemme mukaan kansainviraston liiketoiminta on keskittää kaikkien virallisten asiakirjojen läpikäyminen ja tallentaminen seuraamaan pääjohtajan antamien ohjeiden täytäntöönpanoa. Mutta yritys toimii paitsi virallisilla asiakirjoilla. Jokaisessa yrityksessä, jopa ennen niiden luomista, epäviralliset asiakirjat menevät ja toimivat. Virtauksen virtaukset ovat paljon monimutkaisempia ja laajempia. Maailmassamme lähes kaikki tiedot ovat sähköisessä muodossa. Toteutetun SED: n olisi laadittava kaikkien asiakirjojen hallinta, ei vain toimiston kautta. Kaikkien asiakirjatyyppien virheellinen virhe on luoda oma järjestelmä. Parasta, että yksi maailmanlaajuinen SED ratkaisee ongelman monimutkaisella tavalla.

SED voi säästää yrityksen sisäisestä kaaoksesta.

On virheen ajatella, että tällainen ERMS yksinään poistaa organisaatiossa esiintyvän häiriön. Mutta näitä ongelmia ei ole ratkaistu tuolla tavalla. Jos kyseessä on sekasorto yhtiössä, tärkeintä on luoda organisaation spin, CSA tässä tapauksessa tulee yksi työkaluista. Jos aloitat sen toteuttamisen, jossa ei ole sisäistä vuorovaikutusta, jossa vastuualueita ei jaeta ja liiketoimintaprosessit eivät toimi, ei ole tulosta. Niiden, jotka päättävät toteuttaa SED: n, pitäisi ymmärtää, mitä tämä projekti antaa nykyisessä tilanteessa.

Sähköinen asiakirja tulee voimaan.

Tämän myytin huippu on jo kulunut. Nykyään yhä useammin asiakkaat ymmärtävät, että näin ei ole. Monet kuitenkin uskovat sähköisen asiakirjojen hallintaan. Sen tehokkuuteen vaikuttavat monet tekijät, ei riitä järjestämään asiakirjojen levittämistä sähköisten viestintäkanavien kautta. Ennen toteutusta on syytä pohtia, ovatko aiemmat käytännöt ymmärretty, nykyiset menettelyt standardisoitiin ja otettiin huomioon ja onko uudelleenkoulutus ollut ohi. On syytä harkita, kuka ja millä tavalla käyttää järjestelmää, onko pomo toimiva hänen kanssaan vai onko vuorovaikutus pudota avustajiinsa. Tällaiset vivahteet on määriteltävä toteutuksen aikana. Jos liiketoimintaprosessien uudelleenorganisointi ja optimointi toteutetaan yhdessä SED: n kanssa, tulos on tehokkain.

Paras ratkaisu perustuu markkinajohtajien valintaan.

Näyttäisi niin helppoa valita, mitä johtajat jo käyttävät. Se näyttää loogiselta, joskus vakavasti vaikuttaa asiakkaiden mieltymyksiin. Itse asiassa markkinat ja sen tarpeet muuttuvat jatkuvasti. Nyt 4-5 vuotta sitten kehitetyt ratkaisut ovat todellisia. Markkinoiden läsnäoloaika ja tähän aikaan kertynyt kokemus mahdollistavat melkein minkä tahansa mittakaavan hankkeiden toteuttamisen. Suosittuja SED, joita johtajat käyttävät, voitti markkinat aiemmin. Näinä vuosina hyvin erilaiset periaatteet olivat merkityksellisiä. Nyt on syytä kiinnittää huomiota uusiin ratkaisuihin, vaikka niillä olisi vähemmän toteutuksia kuin johtajat.Ne ovat paljon teknisesti kehittyneempiä ja pysyvät tärkeinä vielä 5-7 vuotta.

On parempi valita länsimaiset järjestelmät – ne ovat joustavampia ja toimivampia.

Tämä myytti on ilmestynyt syystä. Historiallisesti kotimaiset ratkaisut olivat huonompia kuin länsimaiset. Meidän kokonaisuutemme olivat kuitenkin edelleen keskittyneet Venäjän erityispiirteisiin ottaen huomioon yritysten erityisvaatimukset. Tällä hetkellä on ilmennyt kotimaisia ​​ratkaisuja, jotka ovat parempia kuin ulkomaiset. Nämä alustat ovat sekä tehokkaita että joustavia. Etuna on tutkia moduulien läsnäoloa venäläisten yksityiskohtien automatisoimiseksi. Ja tällaisia ​​komplekseja on vähemmän vieraita analogeja, ja tuki ja lisäpalvelut ovat paljon helpommin saatavilla.

SED: ää tarvitaan vain organisaatioilla, joilla on selkeät säännöt ja kuvatut liiketoimintaprosessit.

Kuten jo mainittiin, organisaatiossa oleva sotku tekee sähköisen asiakirjojen hallinnan toteuttamattomuudesta. Mutta joskus ei ole välttämätöntä, että kaikki on oikein ja tarkasti kuvattu. Yhä useammat yritykset käyttävät joustavia hallintatekniikoita soveltamalla adaptiivista tapausten hallintaa. Tällaisissa tapauksissa SED: n on pakko sopeutua niihin muuttamalla niiden kokoonpanoa ja toimintaperiaatteita.

Sähköinen asiakirjojen hallinta

ERMS: ää voidaan käyttää aktiivisesti heti toteutuksen jälkeen.

Automaation kohteena ovat yrityksen johtamisen prosessit. Tämän vuoksi asiakirjojen hallintajärjestelmää ei voida käsitellä tavallisena projektina, joka päätyy käyttöönottoon. Kaikki hallintaprosessit muuttuvat jatkuvasti. Sama koskee myös sitä, että asiakas ei todellisuudessa edusta todellisia valmiuksia järjestelmän käyttöönoton alussa. SED: n toteutus on yhteenliitettyjen projektien ketju, joka kehittää automaatiota, laajentaa järjestelmän toimivuutta ja uudistaa sitä. Tavallisesti EDS-työkalupakettiin sisältyy vaatimuksia mahdollisten moduulien muuttamisesta ja uusien prosessien nopeasta automatisoinnista.

of EDS: n toteutus on kokonaan esiintyjälle.

Onko asiakkaalta todellisuudessa mitään vaatimatonta tällaisen järjestelmän toteuttamisessa? Niinpä he ajattelevat pienissä yrityksissä ja siellä, missä tietotekniikan taso on alhainen ja vastaavia hankkeita on uutuus. SED: n käyttöönotto edellyttää aina yhtiön sisäisen järjestyksen ja toimintatavan muuttamista. Jos kollektiivi ei ole valmis tähän ja ei ole motivaatiota uusille saavutuksille, niin vaikutus on nolla tai jopa päinvastainen. Mutta kehittäjät huomaavat, että viime vuosina asiakkaat ovat kokeneet, ymmärtäneet ja roolinsa.

Pienyritykselle ei ole tarvetta EDS-laatua.

Useimmiten pienet yritysten omistajat uskovat, että 1C- ja MS Office -paketit riittävät niille. Jos yrityksessä on vain 10 henkilöä, voit tallentaa ja tallentaa asiakirjoja Exceliin, tallentaa ne pilviin ja vaihtaa kirjeitä Outlookin kanssa. Monissa yksinkertaisissa ja joskus vapaissa pilvipalveluissa – se on Google Apps, Microsoft Office 365. Tällainen järjestelmä voi olla ymmärrettävissä tietyissä olosuhteissa, mutta meidän on kysyttävä itseltämme, mitkä ovat tärkeimmät PK-yritysten ja tietotekniikan vuorovaikutukseen liittyvät ongelmat. Ja joka tapauksessa, mitä voidaan pitää pienyrityksinä? Jos mikroyritykset suljetaan pois erityisestä asiakirjojen liikkeestä, sähköisten järjestelmien edut ovat vielä olemassa. Todellakin, yrityksen laajuus ei anna sen tuntua niin selkeästi, kuten keskisuurten tai suurten yritysten tapauksessa. Kaikkia toimintoja ei tarvita. Esimerkiksi pieni yritys voi kieltäytyä valvomasta saapuvia kirjeitä, seuraamaan ohjeiden toteuttamista ja automatisoimaan asiakirjojen neuvottelemista koskevia menettelyjä. Pieni ihmisryhmä on helpompi istua alas ja ratkaista kaikki ongelmat. Yhtenäistä työympäristöä tarvitaan kuitenkin edelleen, se pystyy laadullisesti jäsentämään tietoja, etsimään sitä, tekemään nopeasti tarvittavat asiakirjat ja mallit. Tämä on tärkeää pienyrityksissä. Jos omistaja aikoo kehittää yritystään, hänen tulisi miettiä sisäisen viestinnän ja liiketoimintaprosessien virheenkorjausta.Tällöin elektronisen asiakirjanhallinnan toteuttaminen tulee ennemmin tai myöhemmin ajankohtaiseksi.

Sähköiset asiakirjojen hallintajärjestelmät eivät ole turvallisia.

Itse asiassa tällaiset tietoturvaratkaisut eivät ole huonompia kuin muut mobiiliyhteyksien sovellukset. Uhka ei ole itse liikkuvaan SED: hen, vaan sen konkreettiseen toteutukseen, jättäen huomiotta tietotekniikan turvallisuuspolitiikan asiakkaan henkilökunnalta. Kehittäjät monipuolistuvat tietojenkäsittelytapoja. Tässä numerossa paljon riippuu itse yrityksestä ja sen tietoturvasta. Puhumme teknisistä toimenpiteistä ja organisatorisista toimenpiteistä. Jos tätä ongelmaa kiinnitetään huomiota, mobiili EDS on turvallinen. Ja modernissa todellisuudessa ilman niitä, joskus et voi tehdä. Tämän myytin löytäminen on ainakin se, että huippujohtajat käyttävät aktiivisesti suurissa yrityksissä, mukaan lukien taloushallinto ja johtaminen.

Sähköinen asiakirjojen hallinta

for EDS: n käyttöönottoa ei ole.

Itse asiassa tällaisten ratkaisujen täytäntöönpanon oikeusperusta on jo olemassa. Kukaan ei estä yrityksiä luopumaan paperittomista papereista. Todellakin on vielä pieni hyväksytty luettelo, jota ei voi koskettaa. Tämä ensinnäkin henkilöstörekisterin hallinta. Ongelmana ei ole, ettei ole lakeja eikä säädöksiä, mutta yritys itse ei ole luonut sisäisiä standardeja sähköisten allekirjoitusten laillistamiseksi. Tämä estää siirtymisen paperittomaan asiakirjojen liikkeeseen.

the ETSK: n toteutus on liian pitkä.

Tämä lausunto oli kerran aika totta, mutta tänään se on tullut myytti. Aikaisemmin sähköisiä järjestelmiä rakennettiin nykyisen paperin kaltaiseksi, samoja sääntöjä käytettiin. Käyttäjät eivät kyenneet nopeasti hyväksymään uusia standardeja, rajapinnat olivat raskas, he joutuivat kopioimaan papereita ja sähköisiä asiakirjoja, harjoittelu kesti aikaa. Ja loppujen lopuksi on syytä ottaa huomioon hankkeen ennakkotutkimus, perustaa järjestelmä, integroida se olemassa olevaan IT-infrastruktuuriin ja asentaa sovellukset käyttäjälle. Tämä todella viivästytti aikaa. Tilanne on kuitenkin muuttunut. Nykyaikaisilla ratkaisuilla on monia työkaluja täytäntöönpanon nopeuttamiseksi. Käytettävissä on joukko käyttövalmiita sovelluksia, kyky lisätä vähitellen toimintoja. Aloita sähköisen työnkulun käyttäminen voi olla nopeaa ja edullista, mikä parantaa sitä halutulle tasolle. Toteutusaika riippuu monimutkaisuudesta, optimoinnin vaatimuksista, muutosten määrästä ja ratkaisun mukauttamisesta sekä käyttäjien määrästä. Jos sinun on integroitava monia järjestelmiä ja siirrettävä kymmeniä tuhansia käyttäjiä EDMS: ään, normaali termi on 2-3 vuotta. Keskimääräinen liiketoiminta saa toimivan järjestelmän keskimäärin kuusi kuukautta.

Add a Comment